Wpłata kaucji w walucie obcej za najem lokalu i jej zwrot po zakończeniu umowy

Kilka miesięcy temu wpłaciliśmy kaucję w euro (za wynajem lokalu w Niemczech). Obecnie umowa wynajmu się skończyła i otrzymaliśmy zwrot tej kaucji na konto walutowe. Po jakim kursie wycenić wpływ euro?

Ewidencja księgowa wpływu i zwrotu kaucji

Co do zasady, kaucja jest to kwota środków pieniężnych złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania z tytułu zawarcia umowy najmu i stanowiąca odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. Jej cechą charakterystyczną jest to, że może ona zostać wykorzystana tylko w ściśle określonym przypadku. Umowa najmu lokalu powinna określać wysokość pobranej kaucji, jej zwrotny charakter, sposób i moment rozliczania kaucji w konkretnych sytuacjach lub też jej zwrot w przypadku niewykorzystania.

W księgach rachunkowych wpłatę i zwrot kaucji za najem lokalu ewidencjonuje się za pośrednictwem konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Kaucja). Wpłatę kaucji można ująć zapisem:

– Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
(w analityce: Kaucja),
– Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

Natomiast zwrot kaucji księguje się zapisem odwrotnym:

– Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa",
– Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
(w analityce: Kaucja).

Wycena wpływu i rozchodu środków pieniężnych w walutach obcych

Z pytania wynika, że jednostka wpłaciła kaucję w euro. W takiej też walucie otrzymała jej zwrot. Zasady wyceny w ciągu roku obrotowego operacji gospodarczych opiewających na waluty obce, w celu wprowadzenia ich do ksiąg, określają przepisy art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu operacje dokonywane za pośrednictwem rachunku walutowego ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia, odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu (wynikającym z charakteru operacji) – w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień – w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznie zastosowanego, a także w przypadku pozostałych operacji.

Wypływ środków z rachunku walutowego z tytułu zapłaty kaucji w walucie obcej wycenia się po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wypływu. W tym bowiem przypadku nie można mówić o faktycznym (rzeczywistym) kursie, który miałby służyć do wyceny tej operacji, gdyż nie została dokonana wymiana środków pieniężnych (np. sprzedaż waluty do banku).

Ponadto, na podstawie art. 35 ust. 8 ustawy o rachunkowości, do wyceny rozchodu waluty z własnego rachunku walutowego dla celów bilansowych możliwe jest również zastosowanie jednej z metod, o których mowa w art. 34 ust. 4 pkt 1–3 tej ustawy, czyli FIFO, LIFO lub średnioważonej (tzw. kurs historyczny). Należy jednak pamiętać, że organy podatkowe kwestionują stosowanie kursu historycznego dla celów podatkowych.

W przypadku wpływu środków pieniężnych w walutach obcych tytułem zwrotu kaucji na rachunek walutowy również nie można mówić o faktycznym (rzeczywistym) kursie, który miałby służyć do wyceny tej operacji, gdyż nie została dokonana wymiana środków pieniężnych (np. zakup waluty od banku).

Uwzględniając powyższe wyjaśnienia, należy zauważyć, że do wyceny otrzymanego zwrotu środków z tytułu kaucji za najem lokalu na rachunek walutowy, należy przyjąć średni kurs ogłoszony dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień tego zwrotu. Zatem przy zwrocie kaucji powstaną bilansowe różnice kursowe na rozrachunkach.

Przykład

I. Założenia:

1. Najemca w dniu podpisania umowy najmu biura wpłacił kaucję na rzecz kontrahenta z Niemiec w wysokości trzymiesięcznego czynszu w kwocie: 500 EUR na poczet ewentualnych szkód powstałych podczas użytkowania tego biura. Do wyceny wypływu środków z rachunku walutowego tytułem zapłaty kaucji jednostka zastosowała kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień tej operacji, który wynosił: 4,15 zł/EUR. Z umowy najmu wynika, iż kaucja zostanie zwrócona po jej zakończeniu, jeśli przekazanie lokalu odbędzie się bez zastrzeżeń.

2. Po zakończeniu umowy najmu kaucja została najemcy zwrócona na rachunek walutowy. Wpływ środków pieniężnych tytułem zwrotu kaucji na rachunek walutowy przeliczono po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień tej operacji, który wynosił: 4,19 zł/EUR.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB – wpłata kaucji na rachunek wynajmującego: 500 EUR × 4,15 zł/EUR =	2.075 zł	24	13-1
2. WB – zwrot kaucji po zakończeniu umowy: 500 EUR × 4,19 zł/EUR =	2.095 zł	13-1	24
3. PK – rozliczenie różnicy kursowej powstałej na rozrachunkach: 500 EUR × (4,19 zł/EUR – 4,15 zł/EUR) =	20 zł	24	75-0