Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 26 (709) z dnia 10.09.2010

Zaokrąglanie podatków oraz składek ZUS - zasady i ewidencja księgowa

Zasady zaokrąglania podatków określone zostały w art. 63 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja Podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.). Wynika z niego, że podstawy opodatkowania, kwoty podatków (z wyjątkiem opłat, o których mowa w przepisach o podatkach i opłatach lokalnych), odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych.

Powyższe zasady dotyczą również zaliczek na podatki, gdyż przez podatki rozumie się również zaliczki na podatki, zgodnie z art. 3 pkt 3 lit. a) Ordynacji podatkowej.

1.1. Zaokrąglanie zaliczek na podatek dochodowy z tytułu wynagrodzeń pracowników

Przywołane wyżej przepisy Ordynacji podatkowej oznaczają, że zaokrąglaniu do pełnych złotych podlega zarówno podstawa obliczania zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń, jak i same zaliczki, przekazywane przez płatnika do urzędu skarbowego. Zaokrągleń tych dokonuje się już na etapie sporządzania listy płac, dla każdego pracownika oddzielnie.

Zwróćmy uwagę, że należną zaliczkę na podatek zaokrągla się do pełnego złotego (w sposób podany powyżej) dopiero po pomniejszeniu jej o podlegającą odliczeniu składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek (jeżeli jest ona odliczana od zaliczki). Przed tym pomniejszeniem zaliczki na podatek nie należy zaokrąglać.

W rocznej deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 ujmuje się zaliczki na podatek dochodowy w wysokości, w jakiej zostały wykazane w liście płac i odprowadzone w ciągu roku podatkowego do urzędu skarbowego, czyli również w zaokrągleniu do pełnych złotych.

Zasady zaokrąglania podstawy opodatkowania i zaliczki na podatek od wynagrodzeń przedstawiamy w tabeli:
 

Zaokrąglenia podstawy opodatkowania oraz zaliczek na podatek dochodowy nie są ujmowane w ewidencji księgowej pracodawcy (płatnika). W jego księgach rachunkowych ujmowana jest wartość brutto wynagrodzenia (Wn konto 40 "Wynagrodzenia" lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń") oraz należna zaliczka na podatek dochodowy już po zaokrągleniu do pełnych złotych (Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń", Ma konto 22-1"Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych").

1.2. Zaokrąglanie zaliczek na podatek dochodowy u prowadzących działalność gospodarczą

Osoby prawne wpłacają miesięczne (kwartalne) zaliczki na podatek dochodowy w wysokości różnicy między podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku podatkowego a sumą zaliczek należnych za poprzednie miesiące (kwartały). Dochodem jest z kolei nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania, osiągnięta w danym roku podatkowym. Zarówno przychody, jak i koszty ich uzyskania, a także dochód, uwzględniane są w złotych i groszach, bez zaokrąglania. Tak samo są one wykazywane w rocznej deklaracji CIT-8. Natomiast podstawa opodatkowania oraz zaliczka na podatek dochodowy za dany miesiąc (lub kwartał) podlega zaokrągleniu do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych.
 

Zaokrąglenia podstawy opodatkowania oraz zaokrąglenia zaliczek na podatek dochodowy nie są ujmowane w ewidencji księgowej podatnika. Ujmuje on w swoich księgach rachunkowych należną zaliczkę na podatek dochodowy w takiej wysokości, w jakiej odprowadza ją do urzędu skarbowego, tj. po zaokrągleniu jej do pełnego złotego, zapisem:
 

Podobnie zaliczkę na podatek dochodowy ustalają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Zaokrągleniu do pełnego złotego podlega podstawa opodatkowania i - podobnie jak w przypadku wynagrodzeń pracowników - należne zaliczki na podatek dochodowy po uprzednim pomniejszeniu ich o składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Również podatnicy opłacający podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, podstawę opodatkowania oraz podatek zaokrąglają do pełnych złotych, pomijając końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy, a końcówki kwot wynoszące 50 groszy i więcej podwyższają do pełnych złotych.

Powyższą zasadę zaokrągleń stosuje się również do podatników opodatkowanych w formie karty podatkowej. Wprawdzie w ich przypadku wysokość podatku jest ustalana na dany rok podatkowy przez naczelnika urzędu skarbowego (w formie decyzji), jednakże od kwoty tego podatku podatnik może odliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne (nie więcej niż 7,75% podstawy jej wymiaru). Kwota podatku pomniejszona o tę składkę podlega zaokrągleniu na ww. zasadach i odprowadzeniu do urzędu skarbowego.

1.3. Zaokrąglenia w VAT

Zaokrąglenia w fakturach VAT

Zasady zaokrąglania faktur określone zostały w § 5 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze zm.). Zapisano tam, że kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

W przypadku, gdy podatek liczony jest od poszczególnych pozycji na fakturze, może się zdarzyć, że jego wartość, po zsumowaniu jednostkowych kwot podatku, będzie się różniła od wartości podatku liczonego od sumy wartości netto całej faktury. Z § 5 ust. 1 pkt 11 przywołanego rozporządzenia wynika, że faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Sprzedawca może (lecz nie musi)określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. W takim przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku (§ 5 ust. 3 ww. rozporządzenia). Użyte w tym przepisie słowo "może" oznacza, że sprzedawca w podsumowaniu faktury ma dwie możliwości. Może podać kwotę podatku w wysokości:

• sumy jednostkowych kwot podatku, liczonych od poszczególnych pozycji faktury, lub
  
  

• iloczynu łącznej wartości sprzedaży netto i stawki VAT (z podziałem na poszczególne stawki VAT).

Zaokrąglenia w rejestrach VAT

Kwoty wykazane na fakturach VAT ujmowane są odpowiednio w ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupu. Ponieważ kwoty na fakturach wykazywane są w zaokrągleniu do jednego grosza, to w takiej samej wysokości są one ujmowane w ewidencjach VAT.

Zaokrąglenia w deklaracji VAT

Na podstawie rejestrów VAT sporządzane są deklaracje VAT za poszczególne miesiące (kwartały). Kwoty przenoszone z rejestrów ujmowane są w deklaracjach VAT po ich uprzednim zaokrągleniu, na zasadach określonych w art. 63 Ordynacji podatkowej. Zaokrągleniu podlegają poszczególne pozycje wykazywane w deklaracji, czyli zarówno podstawa opodatkowania, jak i kwoty podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe. Zatem kwoty z poszczególnych pozycji deklaracji zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych.Tak też wynika z pkt 2 objaśnień do deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7, VAT-7K, VAT-7D), stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie wzorów deklaracji podatkowych dla podatku od towarów i usług.

WAŻNE: Zaokrągleniu podlega łączna kwota wykazywana w deklaracji VAT (z uwzględnieniem podziału na stawki podatkowe), a nie każda pozycja wykazana w rejestrze VAT.

W deklaracji VAT zakupy wykazywane są bez podziału na poszczególne stawki podatkowe. Jeżeli podatnik, pomimo braku takiego obowiązku, prowadzi ewidencję z podziałem na stawki podatkowe, to i tak w deklaracji VAT wykaże sumę wartości netto (bez podziału na stawki VAT) i sumę podatku naliczonego, wykazane w ewidencji sprzedaży, po zaokrągleniu do pełnych złotych. W osobnej pozycji podatnik wykazuje natomiast zakup środków trwałych i zarówno podstawę opodatkowania, jak i kwotę podatku zaokrągla do pełnych złotych, zgodnie z ww. zasadami.

Dane z rejestrów VAT:
 

W deklaracji VAT podatnik wykaże:

a) sprzedaż:

• w poz. 27 - kwotę 6.355 zł, a w poz. 28 - kwotę 445 zł,
  
  

• w poz. 29 - kwotę 25.896 zł, a w poz. 30 - kwotę 5.697 zł,

b) zakup:

• w poz. 51 - kwotę 23.376 zł, a w poz. 52 - kwotę 4.378 zł.

Podsumowując:

Na fakturach oraz w ewidencjach VAT kwotę VAT wykazuje się w złotych i groszach (z zaokrągleniem do jednego grosza). Natomiast w deklaracji VAT podatek VAT oraz podstawa opodatkowania są zaokrąglane do pełnych złotych.

1.4. Zaokrąglenia VAT a ewidencja księgowa

Jak wyżej wspomnieliśmy, na potrzeby deklaracji VAT kwoty podatku należnego i naliczonego podlegają zaokrągleniu do pełnych złotych. Powstałe w ten sposób różnice należy wyksięgować, co zaprezentujemy na przykładzie.
 

Dekretacja: 

Podany w przykładzie sposób księgowania jest jednym z przykładowych. Różnice wynikające z zaokrągleń mogą być wyksięgowywane już z kont 22-1, a na konto 22-3 przenoszone w kwocie po zaokrągleniu.

1.5. Zaokrąglanie składek ZUS

Kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne ubezpieczonych zaokrągla się do pełnych groszy, w ten sposób, że jeżeli końcówka jest niższa od 0,50 grosza, to pomija się ją, a jeżeli jest równa lub wyższa od 0,50 grosza, zaokrągla się ją do pełnych groszy w górę. Tak też kwoty składek ujmuje się w imiennych raportach miesięcznych przekazywanych do ZUS. Również składki na Fundusz Pracy i FGŚP zaokrągla się do pełnych groszy w podany wyżej sposób i wykazuje w deklaracji rozliczeniowej.