Przegląd Podatku Dochodowego nr 11 (395) z dnia 1.06.2015

Ogólne zasady rozliczania wydatków na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu

Zamierzam nabyć samochód osobowy prywatnie, lecz będę go wykorzystywać także w działalności gospodarczej. Proszę o omówienie zasad rozliczania kosztów z tytułu używania takiego samochodu na potrzeby firmy. Czy VAT od paliwa niepodlegający odliczeniu jest kosztem podatkowym?

Niepodlegająca odliczeniu kwota VAT od paliwa zakupionego do wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej samochodu, jest kosztem uzyskania przychodu.

Jeżeli podatnik zamierza wykorzystywać w działalności gospodarczej samochód osobowy niestanowiący składnika firmowego majątku, to wydatki na nabycie tego pojazdu nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Kosztem podatkowym mogą być jedynie wydatki ponoszone w związku z jego używaniem na potrzeby firmy. Jednak i te wydatki podlegają ograniczeniu w zaliczaniu ich do kosztów uzyskania przychodów. Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, wydatki te są kosztem podatkowym do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane (art. 23 ust. 7 updof).

Dane ujęte w ewidencji służą obliczeniu wysokości wydatków, z tytułu użytkowania samochodu osobowego w działalności gospodarczej, zaliczanych do kosztów podatkowych. Jak wynika z powołanego art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, limit tych wydatków wyznacza iloczyn liczby kilometrów przebiegu pojazdu i stawki za 1 km przebiegu określonej zgodnie z odrębnymi przepisami (zwany kilometrówką).

Do wyliczenia wysokości "kilometrówki" należy przyjmować stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynikające z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), które aktualnie wynoszą dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika:

• do 900 cm³ - 0,5214 zł,
   
• powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego na potrzeby firmy należy porównać z wysokością "kilometrówki" ustaloną na dany miesiąc. Jeżeli okaże się, że faktycznie poniesione wydatki są niższe lub równe kwocie "kilometrówki", to koszty uzyskania przychodów należy obciążyć całą kwotą tych wydatków. Natomiast gdy kwota poniesionych wydatków przekracza ustaloną na dany miesiąc wysokość "kilometrówki", ich nadwyżka ponad ten limit nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów tego miesiąca. Ponieważ jednak wydatki z tytułu używania samochodu rozlicza się narastająco od początku roku, nadwyżkę wydatków z jednego miesiąca można odnieść do kosztów podatkowych w ramach limitów ustalanych w następnych miesiącach roku podatkowego.

W celu rozliczenia omawianych wydatków w rachunku narastającym, niezbędne jest prowadzenie zestawienia faktycznie poniesionych wydatków i wysokości "kilometrówki", które prezentujemy w tabeli.

Jeśli zaś chodzi o niepodlegającą odliczeniu kwotę VAT od paliwa zakupionego do wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej samochodu, to należy wyjaśnić, że może ona stanowić koszt uzyskania przychodów. Jak bowiem wynika z art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a tiret drugie updof, kosztem podatkowym jest VAT naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Kalkulator kosztów używania samochodu do wysokości kilometrówki dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl

Zatem wydatek na zakup paliwa powinien być ujęty w zestawieniu wydatków wraz z kwotą VAT niepodlegającą odliczeniu i rozliczony w ramach "kilometrówki".