Ryczałt na jazdy lokalne - zasady przyznawania, podatki i ewidencja księgowa

Przyznanie ryczałtu na jazdy lokalne musi znaleźć potwierdzenie w umowie cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Obowiązek podpisania takiej umowy wynika wprost z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Rozporządzenie nie wprowadza jednolitego wzoru umowy. Pracodawcy powinni opracować ją we własnym zakresie. Niewątpliwie należy w niej zamieścić informacje określające rodzaj pojazdu użytkowanego przez pracownika, a w przypadku samochodów osobowych również pojemność silnika, przyznany limit kilometrów na jazdy lokalne oraz stawkę za 1 km, sposób i terminy rozliczania, a także czas trwania umowy i możliwości jej wcześniejszego rozwiązania.

W praktyce możemy spotkać zarówno umowy, które bardzo szczegółowo regulują zasady przyznania, rozliczania i wypłaty ryczałtu, jak i takie, które zawierają tylko niezbędne minimum informacji, a w szczegółach odwołują się do rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r.

Przykładowy wzór umowy przyznającej pracownikowi ryczałt na jazdy lokalne jest ogólnie dostępny na naszej stronie internetowej.

Pracownik nie musi być właścicielem

Rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. w żadnym punkcie nie wprowadza wymogu, aby pojazd, na który zostanie przyznany ryczałt na jazdy lokalne, był własnością pracownika - tak jak bardzo często uważają pracodawcy. Nie ma więc przeszkód, aby ryczałt był przyznany na pojazd, którego właścicielem jest współmałżonek albo inny członek rodziny pracownika. W takiej sytuacji pracownik składa oświadczenie, że dany pojazd będzie wykorzystywał do celów służbowych. Może być ono zawarte w umowie.

Ograniczenie stawek za kilometr

O wysokości stawki za jeden kilometr, według której będzie rozliczany ryczałt na jazdy lokalne, decyduje pracodawca, przy czym rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. wprowadza maksymalne wartości stawek, uzależniając je od rodzaju pojazdu używanego przez pracownika, a w przypadku, jeśli jest nim samochód osobowy - także od pojemności skokowej silnika.

Stawki te i limity są ogólnie dostępne na naszej stronie internetowej oraz podawane są we Wskaźnikach (dodatek do Biuletynu Informacyjnego).

Ryczałt dla niepełnoetatowca

Pracodawcy bardzo często obligatoryjnie zmniejszają limity kilometrów przyznawane pracownikom zatrudnionym na niepełnym etacie. Tymczasem omawiane rozporządzenie w żadnym punkcie nie uzależnia wspomnianych limitów od wymiaru czasu pracy danej osoby. Są one zależne tylko od liczby mieszkańców w gminie albo mieście, gdzie pracuje pracownik. Nie ma więc przeszkód, aby niepełnoetatowiec otrzymał "pełen" limit - zależy to tylko i wyłącznie od woli pracodawcy.

Nieobecności zmniejszają przyznany ryczałt

Przyznany ryczałt powinien być pomniejszony o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin albo innej nieobecności oraz za każdy roboczy dzień, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych - np. z powodu jego awarii.

Wypłata ryczałtu na jazdy lokalne następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Niektóre z oświadczeń zawierają także wyliczenie przez pracownika przysługującego mu ryczałtu, które podlega weryfikacji przez pracodawcę. Niewątpliwie ułatwia to pracę służbom kadrowo-płacowym.

Uwaga na badania

Przyznając pracownikowi ryczałt na jazdy lokalne musimy pamiętać, że zgodnie z § 4 ust. 4 pkt 5 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 stycznia 2004 r. w sprawie badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. z 2013 r. poz. 133), osoba taka powinna odbyć dodatkową konsultację okulistyczną oraz badanie oceniające widzenie zmierzchowe i zjawisko olśnienia. Odbywają się one w ramach badania wstępnego, okresowego lub kontrolnego, dlatego adnotacja o tym, że pracownik w ramach wykonywanych czynności służbowych będzie kierował pojazdem, powinna znaleźć się w skierowaniu na jedno z tych badań wystawianym przez pracodawcę.

Ryczałty na jazdy lokalne nie podlegają oskładkowaniu. To wyłączenie wprowadza § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), ale obejmuje ono tylko kwoty ustalone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

Jeżeli pracodawca przyznał pracownikowi wyższy limit kilometrów niż wynikający z tego rozporządzenia albo nalicza ryczałt według wyższych stawek albo nie zmniejsza ryczałtu mimo nieobecności pracownika w pracy lub niedysponowania przez niego pojazdem do celów służbowych, to kwotę przekraczającą limit powinien "oskładkować".

Dla pracownika wartość otrzymanego ryczałtu za jazdy lokalne stanowi przychód ze stosunku pracy. W myśl bowiem art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszelkiego rodzaju wpłaty pieniężne, w tym m.in. wynagrodzenia, różnego rodzaju dodatki, wszelkie inne kwoty, także wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Niekiedy ww. przychód może być wolny od podatku. W drodze wyjątku ustawodawca zwolnił bowiem od podatku dochodowego - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PDOF - zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (do wysokości określonego w tym przepisie limitu). Zwolnienie to dotyczy np. pracowników służby leśnej.

Gdy ryczałt za jazdy lokalne jest wypłacany pracownikom, w stosunku do których nie ma zastosowania ww. zwolnienie, uzyskany z tego tytułu przychód podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Od ryczałtu tego pracodawca zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, podobnie jak w przypadku innych należności ze stosunku pracy.

Uwaga: Miesięczny ryczałt z tytułu jazd lokalnych może być naliczany i wypłacany razem z listą płac albo "samodzielnie".

Wydatki na ryczałty za jazdy lokalne dla pracowników należą do kosztów pracowniczych, które wykazują związek (zazwyczaj pośredni) z uzyskiwanymi przez pracodawcę przychodami. Wydatki takie pracodawca może zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, uwzględniając jednak ograniczenia wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o PDOF. Przepisy te stanowią, że nie uważa się za koszty podatkowe wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (tj. przywołanego wcześniej rozporządzenia Ministra Infrastruktury).

A zatem, jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi miesięczny ryczałt za jazdy lokalne zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury, wówczas będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całą wartość ryczałtu. Gdy natomiast przyzna pracownikowi miesięczny ryczałt w wysokości wyższej niż przewidziano w ww. przepisach, nadwyżka nie będzie mogła zostać uwzględniona w kosztach podatkowych.

Odnosząc się natomiast do momentu, w którym omawiany ryczałt może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, stwierdzić należy, że zastosowanie mają te same przepisy, jak w przypadku innych należności ze stosunku pracy.

Należności ze stosunku pracy zasadniczo stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, o ile zostaną wypłacone (postawione) do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Gdy terminy te nie zostaną dochowane, ww. należności ujmowane są w kosztach podatkowych w dacie ich wypłaty/postawienia do dyspozycji pracownika. Tak wynika z art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o PDOP oraz art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PDOF).

Jeśli więc np. w umowie zawartej między pracownikiem a pracodawcą określono termin wypłaty ryczałtu i zostanie on wypłacony (postawiony do dyspozycji) pracownikowi z dochowaniem tego terminu, wówczas ryczałt ten będzie stanowił koszt podatkowy w miesiącu, za który jest należny.

Gdyby natomiast termin wypłaty ryczałtu nie został dochowany albo też nie był on w ogóle określony, wówczas wartość ryczałtu podlegałaby ujęciu w kosztach podatkowych z chwilą jego wypłaty pracownikowi (postawienia do dyspozycji pracownika).

Podobny wniosek wypływa z wyroku WSA w Gdańsku z 13 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Gd 960/13 (orzeczenie prawomocne), w którym sąd uznał:

"(…) W stosunku (…) do należności, co do których nie został określony termin wypłaty (termin przewidziany w przepisach prawa pracy, umowie lub innym stosunku prawnym łączącym strony), wówczas wydatki te stanowią koszt, z chwilą faktycznej wypłaty, dokonania lub postawienia do dyspozycji osób uprawnionych (…)."

Dla celów bilansowych wydatki poniesione na ryczałt za jazdy lokalne należą do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Mogą być one zaksięgowane np. w następujący sposób:

Dekretacja:

Księgowania: