Przegląd Podatku Dochodowego nr 5 (365) z dnia 1.03.2014

W jakich kwotach (brutto czy netto) rozliczać koszty używania samochodu osobowego w firmie?

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej używam prywatnego samochodu osobowego. Koszty związane z jego używaniem rozliczam na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Czy jako podatnik VAT czynny, w miesięcznym zestawieniu poniesionych wydatków z tytułu używania tego samochodu, zakup paliwa powinienem ujmować w kwotach brutto, a zakup części samochodowych w kwotach netto?

W miesięcznym zestawieniu poniesionych wydatków podatnik powinien wpisać zakup paliwa w kwocie brutto, a zakup części samochodowych w kwocie netto, o ile VAT od zakupu tych części podlega odliczeniu.

W sytuacji gdy w działalności gospodarczej używany jest samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, koszty jego eksploatacji rozlicza się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Podatnik obowiązany jest wówczas stosować wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 46 updof ograniczenie w zakresie zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z używaniem takiego samochodu. Polega ono na tym, że wydatki na używanie samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych mogą być ujęte w kosztach podatkowych jedynie do wysokości limitu wynikającego z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie braku takiej ewidencji wydatki ponoszone z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).

Wydatki rozliczane w ramach "kilometrówki" powinny być odpowiednio udokumentowane.

Dowodami poniesienia wydatków są m.in. faktury, rachunki, polisy ubezpieczeniowe.

Takie wydatki rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach (i ujęta w księdze), ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu "kilometrówki" wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

Uwzględnienie przez podatnika VAT czynnego tych wydatków w wartości netto czy brutto, uzależnione jest od prawa podatnika do odliczenia podatku VAT.

Jeżeli podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT, np. od zakupu części samochodowych, wówczas w zestawieniu wydatków sporządzonym w celu rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu na potrzeby firmy, podatnik powinien ująć wartość części samochodowych w kwocie netto.

Inaczej jest w przypadku paliwa. Bowiem w zakresie odliczania VAT od nabywanych przez podatnika paliw do napędu pojazdów należy uwzględnić art. 88a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). Z przepisu tego wynika, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu m.in. samochodów osobowych. Zatem przy zakupie paliwa do wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, prawo do odliczenia VAT nie przysługuje.

VAT ten może jednak stanowić koszt uzyskania przychodów. Jak bowiem wynika z art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) tiret drugie updof, kosztem podatkowym jest podatek naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Zatem wydatek na zakup paliwa powinien być ujęty w zestawieniu wydatków w kwocie brutto i rozliczony w całości (łącznie z VAT) w ramach "kilometrówki".

Podobnego zdania jest Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, który w interpretacji indywidualnej z 28 listopada 2013 r., nr IPTPB3/423-345/13-2/GG uznał, że: "Skoro naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług zalicza się do wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej - to podatnik może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów przy uwzględnieniu limitu wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a nie w całości (…). Spółka może zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu, jednakże wyłącznie do wysokości limitu, który stanowi kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, przy czym Spółka obowiązana jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej dane wskazane w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych".

Jest to co prawda interpretacja dotycząca podatników CIT, jednak ze względu na podobne brzmienie przepisów w obu ustawach podatkowych - dotyczące omawianego zagadnienia - wyrażone w niej stanowisko zastosowanie znajdzie też w przypadku podatników PIT.