Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 19 (810) z dnia 1.07.2013

Czy kwota kilometrówki wypłacona pracownikom dodatkowo, oprócz ryczałtu, stanowi podstawę wymiaru składek ZUS - decyzja ZUS

(interpretacja indywidualna Oddziału ZUS w Gdańsku z 12 kwietnia 2013 r., znak: DI/100000/451/227/2013 - decyzja nr 155)

W sprawie, która była przedmiotem ww. decyzji, pracownicy wnioskodawcy świadczyli pracę na terenie trzech gmin. Do wykonywania swoich obowiązków wykorzystywali prywatne samochody, zgodnie z zawartymi umowami na korzystanie z tych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych. Każdy z pracowników miał przyznany ryczałt na teren tylko jednej gminy - w wysokości 300 km. Kwota ryczałtu pieniężnego, wynikająca z przemnożenia ww. liczby kilometrów i właściwej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, nie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), dalej: rozporządzeniem składkowym. Oprócz ww. ryczałtu, wnioskodawca planował wprowadzić dodatkowe rozliczenie kilometrów przejechanych na terenie pozostałych dwóch gmin w formie tzw. kilometrówek (czyli iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu). Uważał on, że również ww. kilometrówka na nieograniczoną ilość kilometrów nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Innego zdania był ZUS, który w oparciu o § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego stwierdził, że nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości tzw. kilometrówki.

Powyższy przepis, zdaniem ZUS, przyznaje uprawnienie do wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ww. kosztów tylko do limitów ściśle określonych przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych..., tj. w oparciu o jedną z form zwrotu tych kosztów, ustaloną przez strony umowy cywilnoprawnej, czyli miesięczny ryczałt albo kilometrówkę. Jeśli zatem wnioskodawca wypłaca pracownikom ryczałt za jazdy lokalne, to kwota kilometrówki przyznana pracownikom na mocy dodatkowej umowy cywilnoprawnej nie będzie korzystała ze zwolnienia z oskładkowania. Według ZUS:

"(…) zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu jest ograniczone limitami. Zatem wypłata w kwocie niższej lub równej stawce określonej w powyższych przepisach jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od nadwyżki naliczyć należy składki na przedmiotowe ubezpieczenia.

W związku z tym, iż zwrot pracownikom kosztów używania przez nich w jazdach lokalnych, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy ograniczony jest limitami, dodatkowe rozliczenie pozostałych kilometrów na podstawie np. kolejnych umów cywilnoprawnych nie przesądza sam przez się, iż kwoty przypadające na jednego pracownika wynikające z takiego rozliczenia zarówno na ryczałt pieniężny, ograniczony ilością kilometrów, jak i tzw. kilometrówkę, będą w każdym przypadku wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Należy również wskazać, iż tzw. kilometrówka jest, co zostało wyżej wskazane, ograniczona ilością kilometrów. (…)"