Gazeta Podatkowa nr 100 (932) z dnia 13.12.2012

Opodatkowanie najmu w 2013 roku

Wiele osób fizycznych decyduje się na wynajmowanie posiadanych, a nieużywanych składników majątku. Gdy następuje to poza działalnością gospodarczą, wówczas mamy do czynienia z tzw. prywatnym najmem stanowiącym oddzielne źródło przychodów. Najczęściej przedmiotem prywatnego najmu są nieruchomości, samochody oraz środki pozostałe po likwidacji działalności gospodarczej. Środki uzyskane w wyniku takiego najmu stanowią dla celów podatkowych przychód, który nie korzysta ze zwolnienia od podatku. W konsekwencji uzyskujący je podatnik musi wybrać dla nich formę opodatkowania. Do wyboru ma dwie opcje: zasady ogólne według skali podatkowej i ryczałt ewidencjonowany.

SKALA PODATKOWA

O wyborze tej formy opodatkowania przychodów uzyskiwanych z prywatnego najmu podatnik nie musi informować urzędu skarbowego. Przysługuje ona bowiem każdemu wynajmującemu z mocy prawa.

Uzyskane przychody…

Przychodem z najmu jako odrębnego źródła, określonego w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o pdof, bez względu na wybraną formę opodatkowania są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych świadczeń. Takie uregulowanie wynikające z ustawy o pdof powoduje, że przychód z tego tytułu powstaje w momencie faktycznego otrzymania (postawienia do dyspozycji przez najemcę) zapłaty (przykład 1). U podatników podatku VAT, uzyskujących należności z prywatnego najmu, wysokość przychodu z tego źródła wyznacza kwota otrzymanego czynszu po pomniejszeniu o podatek VAT.

Do omawianych przychodów u wynajmującego nie zalicza się natomiast ponoszonych przez najemcę opłat eksploatacyjnych (za tzw. media) związanych z przedmiotem najmu, w tym np. w przypadku najmu lokali opłat za wodę i ścieki, gaz, energię elektryczną, wywóz śmieci itp. Aby jednak można je było w ten sposób kwalifikować z podatkowego punktu widzenia, z umowy powinno wynikać, że to najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia. Przychód u wynajmującego nie powstanie z omawianego tytułu bez względu na to, czy obciążające go zgodnie z umową opłaty najemca wnosi bezpośrednio na rachunek dostawcy mediów, czy wpłaca je wynajmującemu, który uiszcza je sam. W tym drugim przypadku przyjmuje się, że wynajmujący pełni wyłącznie rolę pośrednika pomiędzy najemcą a dostawcą mediów.

Przychodem u wynajmującego nie jest również kaucja pobrana dla zabezpieczenia wykonania umowy. Przesądza o tym z definicji zwrotny charakter tego świadczenia. Przychodami podatkowymi są bowiem wyłącznie przysporzenia majątkowe o charakterze definitywnym. W efekcie kaucja nie stanowi przychodu w momencie jej pobrania. Jednak gdy podatnik będący wynajmującym zatrzyma w całości lub w części kaucję, wówczas powinna ona zostać uznana za przychód z najmu.

Kaucja w momencie pobrania nie stanowi przychodu z najmu.

Należy jednak podkreślić, że warunki dotyczące rozliczenia kaucji powinny być ustalone w zawartej między stronami umowie. Umowa powinna określać moment, w którym kaucja podlega zwrotowi lub kiedy może zostać przez wynajmującego zatrzymana (np. kaucja zostanie przez właściciela zwrócona w ostatnim dniu obowiązywania umowy). Jeżeli w dniu określonym w umowie właściciel stwierdzi, iż poniósł określone straty na skutek działań najemcy, tj. wystąpiły przesłanki do zatrzymania kaucji, to w tym momencie powinien zaliczyć ją do przychodów z najmu (przykład 2).

…pomniejszone o koszty

Z ogólnej definicji kosztu podatkowego zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy o pdof wynika, że kosztami uzyskania przychodu z danego źródła są wszelkie wydatki poniesione w celu jego osiągnięcia, jak również zabezpieczenia lub zachowania źródła jego powstawania, pod warunkiem, że nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o pdof wśród wydatków niestanowiących kosztów.

Odnosząc wskazaną definicję do najmu będącego odrębnym źródłem przychodów należy stwierdzić, że u wynajmującego kosztami będą m.in. wydatki ponoszone na remonty i modernizacje przedmiotu najmu. Jeżeli z postanowień umowy najmu wynikać będzie, że to nie najemca, ale wynajmujący ponosi ze swoich środków opłaty związane z bieżącym utrzymaniem przedmiotu najmu (np. w przypadku najmu lokalu - opłaty za media), wówczas będą one u niego podlegały zaliczeniu w ciężar kosztów najmu. Jeżeli natomiast umowa zawarta przez strony będzie stanowić, że opłaty związane z wynajmowanym lokalem ponosi najemca, to nie będą one kosztami uzyskania przychodów u wynajmującego.

W sytuacji gdy wynajmujący wyposaży np. wynajmowany lokal w meble, sprzęt AGD, RTV itp. sprzęty, wówczas również te wydatki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z najmu bezpośrednio (w przypadku drobnych, małowartościowych sprzętów) lub poprzez odpisy amortyzacyjne (w odniesieniu do sprzętów o wartości powyżej 3.500 zł i przewidywanym okresie używania powyżej roku).

Ponadto wynajmujący ma prawo uznania samego przedmiotu najmu za środek trwały. To z kolei wiąże się z możliwością zaliczenia do kosztów najmu odpisów amortyzacyjnych. Ta możliwość uwarunkowana jest jednak spełnieniem wszystkich warunków przewidzianych w art. 22a-22n ustawy o pdof. Decydując się na zaliczenie przedmiotu najmu do środków trwałych, należy przede wszystkim właściwie ustalić jego wartość początkową. Wartość ta stanowi bowiem podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych, których wysokość z kolei ma wpływ na prawidłowe określenie wielkości kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku wynajmowanych budynków i lokali mieszkalnych, można wartość tę ustalić na ogólnych zasadach przewidzianych dla środków trwałych, uzależnionych od sposobu wejścia w ich posiadanie (art. 22g ust. 1 ustawy o pdof). Podatnicy będący osobami fizycznymi mają również możliwość ustalania tej wartości metodą uproszczoną. Polega ona na tym, że podatnicy mogą ją ustalić przyjmując w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych wynajmowanej powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu i kwoty 988 zł (art. 22g ust. 10 ustawy o pdof).

W praktyce często bywa tak, że np. lokal przeznaczony do najmu przez pewien okres nie jest wynajmowany (np. między zakończeniem jednej umowy najmu i znalezieniem kolejnego najemcy lub z powodu remontu). W takich sytuacjach wynajmujący nie osiąga przychodów z tego źródła, jednocześnie ponosząc wydatki związane z jego utrzymaniem. Wówczas koszty podatkowe będzie mógł obciążać m.in. opłatami za media oraz bieżące naprawy. Spełniają bowiem warunek poniesionych w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest najem.

Jeżeli z umowy najmu wynika, że opłaty związane z utrzymaniem przedmiotu najmu ponosi najemca, wówczas nie stanowią one kosztów u wynajmującego.

Obowiązki wobec fiskusa

• opodatkowanie dochodu

Osoby, które zdecydowały się na opodatkowanie dochodów osiąganych z prywatnego najmu według skali, w przeciwieństwie do przedsiębiorców opodatkowanych w ten sposób, nie mają obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Muszą natomiast obliczać i wpłacać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy. Obowiązek zapłaty zaliczek powstaje u nich poczynając od miesiąca, w którym dochody z najmu przekroczyły kwotę powodującą obowiązek zapłacenia podatku (art. 44 ust. 3 ustawy o pdof). W 2013 r. kwota ta nie ulegnie zmianie i tak jak dotychczas wynosić będzie 3.091 zł.

Zapłata zaliczki następuje w terminie do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zaliczkę za ostatni miesiąc roku podatkowego podatnik musi wpłacić do 20 stycznia następnego roku. Z obowiązku zapłaty ostatniej zaliczki zwolniony jest jednak podatnik, który przed upływem terminu do jej wpłaty złoży zeznanie i dokona zapłaty podatku na zasadach określonych w art. 45 (art. 44 ust. 6 ustawy o pdof).

Ostateczne rozliczenie za dany rok podatkowy przychodów, kosztów i dochodu z najmu opodatkowanego według skali podatkowej następuje w zeznaniu rocznym składanym na formularzu PIT-36 w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Jeżeli wynajmujący uzyskuje równocześnie z dochodami z najmu inne dochody opodatkowane według skali podatkowej, opodatkowaniu w PIT-36 podlega suma tych dochodów.

• rozliczanie straty

W najmie prywatnym może wystąpić sytuacja, w której w danym roku podatkowym wynajmujący poniesie koszty wyższe od osiągniętych przychodów (np. z powodu przeprowadzenia kosztownego remontu przedmiotu najmu lub nieuzyskiwania przychodu z najmu przez kilka miesięcy przy obowiązku ponoszenia kosztów jego utrzymania). W takiej sytuacji poniesie on stratę podatkową. Strata ta podlega rozliczeniu na zasadach określonych w art. 9 ust. 3 ustawy o pdof.

Przywołane uregulowania wskazują, że podatnik ma prawo do rozliczenia straty poniesionej z danego źródła przychodów (np. prywatnego najmu) poprzez obniżenie dochodu uzyskanego z tego samego źródła, w najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych. Jednocześnie wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50% kwoty straty. Rozliczeniu na wskazanych zasadach nie podlegają jedynie straty:

• z odpłatnego zbycia rzeczy i praw majątkowych, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 8 ustawy o pdof, oraz
   
• ze źródeł przychodów, z których dochody są wolne od podatku dochodowego (art. 9 ust. 3a ustawy o pdof).

Ponieważ wśród wyłączonych z możliwości rozliczenia nie ma strat ze źródła, jakim jest najem, mogą być one rozliczane według wskazanych powyżej zasad. Należy jednak szczególną uwagę zwrócić na to, że strata z najmu za dany rok podatkowy może być rozliczona z dochodami następnych lat podatkowych, ale tylko uzyskanymi z tytułu najmu. Nie jest możliwe rozliczenie jej z dochodami z innego źródła przychodów.

RYCZAŁT EWIDENCJONOWANY

Jest to druga z dwóch dopuszczalnych form opodatkowania przychodów uzyskiwanych w ramach prywatnego najmu. Tę formę opodatkowania mogą wybrać zarówno osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami, jak i prowadzące działalność gospodarczą i dodatkowo uzyskujące przychody z tego źródła. Ważne jest również to, że prowadzący działalność gospodarczą może wybrać ryczałt ewidencjonowany dla przychodów z prywatnego najmu niezależnie od tego, że np. rozmiar działalności lub jej rodzaj wyklucza możliwość zastosowania tej formy opodatkowania w odniesieniu do osiąganych przez niego przychodów z działalności gospodarczej.

Wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest skuteczny dopiero wówczas, gdy wynajmujący złoży w urzędzie skarbowym pisemne oświadczenie o jego dokonaniu. Wybierając tę formę opodatkowania dla najmu po raz pierwszy, powinien je złożyć nie później niż do 21 stycznia 2013 r. (20 stycznia przypada bowiem w niedzielę). Obowiązku składania oświadczenia o wyborze ryczałtu na 2013 r. nie mają bowiem podatnicy, którzy stosowali ryczałt w 2012 r. i zamierzają nadal go stosować w przyszłym roku. Jeżeli natomiast w 2013 r. podatnik nie będzie chciał kontynuować opodatkowania ryczałtem, to powinien w terminie do 21 stycznia 2013 r. zgłosić zmianę formy opodatkowania (art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym…).

Natomiast osoby, które przychody z prywatnego najmu zaczną uzyskiwać dopiero trakcie roku podatkowego, obowiązek złożenia oświadczenia o wyborze ryczałtu ewidencjonowanego mają nie później niż do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został uzyskany pierwszy przychód. Jeżeli natomiast pierwszy taki przychód wystąpi w grudniu, z obowiązku tego będą musiały się wywiązać do końca roku podatkowego (art. 9 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym…).

Wybór ryczałtu jest skuteczny jedynie po złożeniu oświadczenia o jego dokonaniu.

Od czego podatek i w jakiej wysokości?

O ile przy korzystaniu w najmie ze skali podatkowej opodatkowaniu podlega dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty, to w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego opodatkowaniu podlega sam przychód - bez pomniejszania go o koszty.

Przychód podlegający opodatkowaniu powstaje analogicznie jak przy najmie opodatkowanym według skali podatkowej, czyli w momencie faktycznej zapłaty (postawienia do dyspozycji), o czym stanowi art. 6 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym…

Podstawę do ustalenia wysokości przychodu z najmu, tak jak w przypadku skali stanowi zawarta między stronami umowa. Wydatki, które zgodnie z umową ponosi najemca, nie są przychodem po stronie wynajmującego. Stąd, gdy zgodnie z umową najemca oprócz czynszu ponosi koszty innych opłat dotyczących lokalu, wówczas u wynajmującego nie powstaje przychód.

Podatnicy bez względu na wysokość przychodów osiągniętych z prywatnego najmu opodatkowanego ryczałtem, podatek od nich zobowiązani są opłacać przez cały rok podatkowy według jednolitej stawki wynoszącej 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym…).

Wpłaty podatku i zeznanie

Wynajmujący zasadniczo powinien obliczać ryczałt od najmu za każdy miesiąc i wpłacać na rachunek urzędu skarbowego do dnia 20. następnego miesiąca. Natomiast ryczałt za grudzień podlega wpłacie w terminie złożenia zeznania, tj. do 31 stycznia następnego roku.

Ustawodawca przewidział również przypadki, w których dopuszcza opłacanie ryczałtu raz na kwartał w terminie do 20. dnia następnego miesiąca po upływie kwartału, za który ryczałt ma być opłacony, a za ostatni kwartał roku podatkowego - w terminie złożenia zeznania rocznego.

Możliwość korzystania w 2013 r. z kwartalnego opłacania ryczałtu mają podatnicy:

• których przychody z tytułu najmu w 2012 r. nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 25.000 euro (tj. 102.550 zł),
   
• którzy w terminie do 21 stycznia 2013 r. (20 stycznia przypada w niedzielę) zawiadomią o dokonanym wyborze kwartalnego opłacania ryczałtu naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca swojego zamieszkania.

Ponieważ oba wskazane warunki muszą zostać spełnione łącznie, podatnicy, którzy rozpoczną uzyskiwanie przychodów z najmu w trakcie roku podatkowego, nie mają możliwości kwartalnego opłacania ryczałtu za ten rok.

Omawianego zawiadomienia nie mają natomiast obowiązku składać w 2013 r. podatnicy, którzy w 2012 r. opłacali ryczałt kwartalnie i z możliwości tej chcą korzystać również w 2013 r. Raz dokonany wybór obowiązuje bowiem w latach następnych, chyba że podatnik do 21 stycznia 2013 r. zgłosi likwidację najmu, dokona wyboru innej formy opodatkowania lub zawiadomi urząd skarbowy o zaprzestaniu opłacania ryczałtu co kwartał.

Podatnicy opodatkowujący przychody uzyskane z najmu zryczałtowanym podatkiem dochodowym mają obowiązek rozliczenia ich do dnia 31 stycznia następnego roku, w rocznym zeznaniu składanym na formularzu PIT-28.

Przychody z najmu opodatkowane ryczałtem ewidencjonowanym nie podlegają łączeniu z przychodami (dochodami) z innych źródeł opodatkowanymi na zasadach ogólnych na podstawie uregulowań zawartych w ustawie o pdof. W praktyce oznacza to, że przychodów z najmu na ryczałcie nie łączy się z dochodami opodatkowanymi według skali podatkowej ani podatkiem liniowym. W konsekwencji nie można ich rozliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36, PIT-36L lub PIT-37.

NAJEM U MAŁŻONKÓW

Gdy przedmiot najmu należy do wspólnego majątku małżonków, między którymi istnieje wspólność majątkowa, generalnie muszą oni rozliczać przychody z tego tytułu po połowie. Ustawodawca dopuszcza jednak rozwiązanie, w ramach którego przychody z najmu są rozliczane przez jednego z małżonków, jednak nie przysługuje ono z mocy prawa. Dla skorzystania z niego niezbędne jest złożenie, właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, oświadczenia w tej kwestii.

Z uwagi na to, że nie istnieje ogólnie obowiązujący, sformalizowany wzór takiego oświadczenia o opodatkowaniu całości dochodów przez jednego z małżonków, jego forma jest dowolna. Istotne jest natomiast, aby oświadczenie to miało formę pisemną, a jego treść potwierdzała decyzję małżonków o opodatkowaniu przychodów z najmu tylko przez jednego z nich.

Przedmiotowe oświadczenie jest skuteczne jedynie wówczas, gdy złożone zostanie w ustawowo wyznaczonym terminie, który zależy od formy opodatkowania przychodów z prywatnego najmu. I tak, w przypadku najmu opodatkowanego skalą podatkową oświadczenie to składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został otrzymany pierwszy w roku podatkowym przychód (art. 8 ust. 4 ustawy o pdof). Jeżeli natomiast najem opodatkowany jest ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, należy je złożyć do 20 stycznia roku podatkowego (w 2013 r. do 21 stycznia, gdyż 20 stycznia wypada w niedzielę), a w przypadku rozpoczęcia osiągania przychodów w trakcie roku podatkowego, w terminie pierwszej wpłaty ryczałtu (art. 12 ust. 7 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym…).

Osiąganie przychodów z najmu opodatkowanych ryczałtem nie stanowi przeszkody dla skorzystania przez podatnika z preferencyjnego sposobu opodatkowania przewidzianego dla małżonków lub samotnych rodziców.

Wybór opodatkowania całości przychodów z najmu przez jednego z małżonków obowiązuje - w zależności od wybranej formy opodatkowania - przy zapłacie zaliczek lub dokonywaniu wpłat na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jedynie za dany rok podatkowy, jak również przy dokonywaniu rozliczenia z tego tytułu w rocznym zeznaniu podatkowym (art. 8 ust. 5 ustawy o pdof i art. 12 ust. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym…). Z tego względu wyboru sposobu opodatkowania wspólnych przychodów z najmu małżonkowie dokonują co roku. Stąd gdy w 2012 r. dochody z najmu są rozliczane, zgodnie z oświadczeniem, przez jednego z małżonków, a małżonkowie w 2013 r. zamierzają kontynuować ten sposób rozliczania, w wyznaczonym ustawowo terminie w 2013 r. muszą w tej kwestii złożyć kolejne oświadczenie.

Wyrażony w oświadczeniu wybór opodatkowania całości dochodu przez jednego z małżonków przestaje obowiązywać, gdy nastąpi podział majątku wspólnego małżonków w wyniku rozwodu albo orzeczenia przez sąd separacji oraz rzecz będąca przedmiotem umowy najmu przypadnie temu z małżonków, na którym nie ciążył dotychczas obowiązek zapłaty zaliczek i składania zeznania. Wówczas całość dochodu z najmu podlega rozliczeniu przez tego z małżonków, któremu został przyznany przedmiot najmu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym… (Dz. U. nr 144, poz. 930 ze zm.)