Przegląd Podatku Dochodowego nr 15 (327) z dnia 1.08.2012

Jak rozliczyć "kilometrówkę", gdy kwota wydatków przewyższa obowiązujący limit?

W art. 23 ust. 1 pkt 46 updof ustawodawca zawarł ograniczenia w zakresie uznawania za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych. Na podstawie tego przepisu, wydatki na używanie samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych mogą być ujęte w kosztach podatkowych jedynie do wysokości limitu wynikającego z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Prowadzenie tej ewidencji jest także konieczne, by wydatki związane z eksploatacją takiego samochodu mogły być zaliczone do kosztów podatkowych (art. 23 ust. 5 updof). Obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie mają podatnicy użytkujący samochody osobowe na podstawie umowy leasingu (art. 23 ust. 3b updof).

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego została określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ stawka ta wynosi 0,5214 zł, a dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 23 ust. 7 updof, powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
   
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
   
• kolejny numer wpisu,
   
• datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd),
   
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
   
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
   
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
   
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu zamieszczony jest na naszej stronie internetowej www.druki.gofin.pl.

Jeśli podatnik wykorzystuje w działalności gospodarczej kilka samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, to dla każdego z tych samochodów powinien prowadzić odrębną ewidencję i odrębnie ustalać limit kosztów.

Oprócz ewidencji przebiegu pojazdu podatnik jest zobowiązany sporządzać miesięczne zestawienia poniesionych wydatków.

Sporządza się je na podstawie faktur dokumentujących poniesienie wydatków, zawierających numer rejestracyjny pojazdu (ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Do wydatków dotyczących używania samochodu osobowego zalicza się wydatki związane z jego bieżącą eksploatacją, np. koszty paliwa, olejów silnikowych, części zamiennych, napraw remontowych, opłat parkingowych, czynszu najmu, ubezpieczenia pojazdu (w przypadku ubezpieczenia obowiązuje dodatkowe ograniczenie wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 47 updof).

Miesięczne zestawienie stanowi podstawę zaksięgowania omawianych wydatków w kolumnie 13 księgi "pozostałe wydatki", po zakończeniu danego miesiąca.

Przykładowy wzór miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków

Wydatki z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu "kilometrówki" wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

Jeżeli zatem faktyczne wydatki są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu - to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków, a nie kwota limitu. Jeżeli zaś suma wydatków jest wyższa od limitu "kilometrówki" za dany okres - to nadwyżka wydatków ponad ten limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym samym okresie. Nadwyżka ta będzie jednak mogła być uwzględniona w kosztach podatkowych w kolejnych okresach rozliczeniowych (pod warunkiem, że limit będzie wystarczająco wysoki).

Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów za dany miesiąc zalicza się albo kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, albo sumę poniesionych wydatków - w zależności, która z tych kwot jest niższa w rachunku narastającym, uwzględniając przy tym wysokość wydatków zaliczonych do kosztów podatkowych w poprzednich miesiącach danego roku.