Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 27 (962) z dnia 20.09.2017

Ustalanie diety za krótkotrwałe zagraniczne podróże służbowe

Prowadzimy firmę z siedzibą blisko granicy kraju (transportujemy towary na Litwę). W ciągu jednego dnia kierowca samochodu ciężarowego przekracza granicę kilka razy, ale przebywa za granicą każdorazowo nie dłużej niż 2 godziny. Czy za każdy wyjazd należy mu się 1/3 diety, czy też należy zsumować wszystkie wyjazdy i wypłacić dietę odpowiednio do łącznej długości podróży (przy oddzielnym rozliczaniu każdego wyjazdu pracownik w sumie otrzymałby dietę wyższą niż za cały dzień podróży)?

Naszym zdaniem, każdy wyjazd za granicę należy rozliczyć oddzielnie. Zgodnie z § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej: rozporządzenia delegacyjnego, czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
   
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
   
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) do pierwszego portu polskiego w drodze powrotnej do kraju.

Doba zagranicznej podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia tej granicy w drodze powrotnej do kraju. Naszym zdaniem, każdorazowo przekroczenie granicy z Polską w drodze powrotnej kończy zagraniczną podróż służbową. Za czas jej trwania pracownikowi przysługują świadczenia określone w rozporządzeniu delegacyjnym, m.in. diety.

Dieta z tytułu zagranicznej podróży służbowej przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa (państw) podróży zagranicznej. Należności z tytułu diet obliczane są w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
   
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
   
• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
   
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
   
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli pracownikowi zapewniono w trakcie zagranicznej podróży służbowej bezpłatne całodzienne wyżywienie, wówczas przysługuje mu 25% diety. W przypadku, gdy pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, wówczas dieta mu nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Natomiast w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne częściowe wyżywienie, kwotę diety zmniejsza się przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 15% diety, obiad - 30% diety, kolacja - 30% diety. Omawianego zmniejszenia dokonuje się również wtedy, gdy wyżywienie zostało zapewnione pracownikowi w ramach korzystania z usługi hotelarskiej.

Nawiązując do stanu faktycznego wskazanego w pytaniu zakładamy, że pracownikowi, z uwagi na krótkotrwałe pobyty za granicą, nie zapewniono bezpłatnego wyżywienia w tym czasie. Biorąc pod uwagę literalne brzmienie przytoczonych przepisów rozporządzenia delegacyjnego daje mu to prawo do diety. W omawianym przypadku, uwzględniając sposób liczenia czasu (doby) podróży zagranicznej, wynikający z § 12 rozporządzenia delegacyjnego, każdy wyjazd pracownika za granicę w celu przetransportowania towaru zakończony powrotem do Polski należy traktować jako oddzielną zagraniczną podróż służbową. Z uwagi na czas jej trwania (poniżej 8 godzin), pracownikowi przysługuje 1/3 diety każdorazowo za każdą taką podróż. Naszym zdaniem, z uwagi na literalne brzmienie § 12 rozporządzenia delegacyjnego, w rozpatrywanej sytuacji brak jest podstaw do zsumowania poszczególnych wyjazdów pracownika. Należy zauważyć, że prawdopodobnie każdy taki wyjazd stanowił realizację odrębnego zadania służbowego (tj. przetransportowania określonej partii towaru), co jest celem podróży służbowej i jednocześnie stanowi o jej zakończeniu (w związku z wykonaniem zadania).