Koszty podróży służbowej pracownika opłacone przez pracodawcę

W przypadku delegowania pracownika w podróż służbową obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie zarówno narzędzi koniecznych do wykonania zadania, jak i środków finansowych na pokrycie kosztów podróży.

Zwróć uwagę!

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Wyjazd pracownika w celu wykonania takiego zadania stanowi podróż służbową w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy.

Wysokość i sposób ustalania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą określać w przepisach wewnątrzzakładowych. W razie braku takich uregulowań zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Z postanowień tego rozporządzenia wynika, że poza dietą pracownikowi należy się zwrot określonych kosztów podróży, np. kosztów noclegu. Roszczenie o zwrot tych kosztów nie przysługuje jednak, w sytuacji gdy pracodawca zapewnia bezpłatne zakwaterowanie.

Tekst rozporządzenia o podróży służbowej dostępny jest w serwisie
www.przepisy.gofin.pl

Sposób organizacji podróży służbowej i rozliczeń z pracownikiem wpływa na ujęcie wydatków w ewidencji księgowej.

W przypadku gdy to pracownik ponosi wydatki, pracodawca dokonuje ich zwrotu na podstawie rozliczenia podróży służbowej przedkładanego wraz z załączonymi dowodami poniesienia wydatków. Dowód rozliczenia podróży służbowej, spełniający wymogi określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.), stanowi podstawę zaksięgowania tych kosztów w kolumnie 13 księgi - "pozostałe wydatki". Pracodawca może przy tym ująć przysługujące pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym pracownik dokonał rozliczenia, ale pod warunkiem, że zostały terminowo wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. W przeciwnym razie należności te stają się kosztem dopiero w momencie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 22 ust. 6ba w związku z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof).

Natomiast w sytuacji gdy to pracodawca bezpośrednio pokrywa koszty podróży, wówczas w kolumnie 13 podatkowej księgi koszty te wykazuje się na podstawie dowodów księgowych. W myśl art. 22 ust. 6b updof data ich wystawienia określa moment poniesienia kosztów.

Przykład

Pracownik, na polecenie pracodawcy, uczestniczył w targach branżowych. Podróż służbowa trwała trzy dni. Pracodawca zapewnił pracownikowi noclegi i całodzienne wyżywienie w hotelu. Usługi zostały opłacone, a pracownik został upoważniony do odbioru faktury.

W rozliczeniu podróży służbowej pracownik wykazał jedynie należności z tytułu kosztów przejazdu PKP oraz ryczałt za dojazdy w miejscowości oddelegowania. Do rozliczenia załączył dowody w postaci biletów za przejazdy pociągiem.

Pracodawca w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" zaksięgował koszty podróży pracownika w dwóch pozycjach:

opłacone koszty noclegów i wyżywienia - pod datą faktury,
zwrot kosztów poniesionych przez pracownika - pod datą przedłożonego rozliczenia podróży służbowej.

Wymaga podkreślenia, że gdy koszty podróży służbowej są wyrażone w walucie obcej, na potrzeby ich rozliczenia i ujęcia w podatkowej księdze konieczne jest ich przeliczenie na złote. Dla celów podatku dochodowego koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kursy średnie walut obcych ogłaszane przez NBP dostępne są w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl

Mając zatem na uwadze, że w przypadku podróży służbowych za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży służbowej, to do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej zastosowanie znajdzie średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Natomiast wydatki w walucie obcej sfinansowane przez pracodawcę "poza" delegacją (np. w przypadku zapłaty kartą płatniczą), należy wycenić po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dokumentów potwierdzających poniesienie tych wydatków.

Przykład

Pracownik, w dniach 24-26 lutego 2016 r., odbył samochodem firmowym podróż służbową do Niemiec, gdzie nocleg zapewnił mu kontrahent pracodawcy. W drodze powrotnej do kraju pracownik zakupił paliwo za kwotę 80 euro. Koszty zakupu, udokumentowane paragonem z 26 lutego 2016 r., opłacił firmową kartą płatniczą.

Rozliczenie delegacji nastąpiło 1 marca 2016 r. Z rozliczenia wynikało, że za czas podróży krajowej dieta nie przysługuje, a za podróż zagraniczną należna dieta wynosi 122,50 euro, tj. 2,5 diety x 49 euro.

Na potrzeby ujęcia w podatkowej księdze wydatków związanych z podróżą służbową pracodawca dokonał ich przeliczenia na złote, przy czym zastosował do przeliczenia:

wartości diet - średni kurs NBP z 29 lutego br., tj. z dnia poprzedzającego rozliczenie podróży służbowej, oraz
kosztów zakupu paliwa - średni kurs NBP z 25 lutego br., tj. z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu.