Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 8 (907) z dnia 10.03.2016

Ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych pomniejszany o nieobecności - obliczanie zaliczki na podatek

Wypłacamy pracownikowi ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Jaką część potrącić z tego ryczałtu za każdy dzień nieobecności w 2016 roku? Czy kwoty ryczałtu pomniejszać o zaliczkę na podatek dochodowy?

Pomniejszanie ryczałtu samochodowego o nieobecności w pracy

Warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Krótko przypomnijmy, że zgodnie z tym rozporządzeniem, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Zwrot wydatków związanych z używaniem przez pracownika prywatnego samochodu osobowego może być dokonywany w formie ryczałtu lub z uwzględnieniem tzw. kilometrówki.

Miesięczny ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przyznanych kilometrów na jazdy lokalne (limit ten nie może przekraczać norm wskazanych w § 3 ww. rozporządzenia). Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Wzór oświadczenia o używaniu samochodu do celów służbowych dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl w dziale Podatki dochodowe

Kwotę ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W celu obliczania wysokości ryczałtu warto korzystać z ogólnie dostępnych kalkulatorów znajdujących się na naszej stronie internetowej.

Kalkulatory dostępne są w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl

Przychód pracownika i zaliczka na podatek

Wypłacany pracownikowi ryczałt zalicza się do przychodów ze stosunku pracy.

Zgodnie z art. 12 ustawy o PDOF, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Do takich przychodów zalicza się także kwoty zwracanego pracownikowi ryczałtu za używanie własnego samochodu do celów firmowych. Przychód ten, w przypadkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, jest zwolniony z podatku, ale dotyczy tylko niektórych pracowników. Zgodnie bowiem z tym przepisem, zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła powyższy przepis (jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 11 września 2015 r., nr IPPB4/4511-733/15-2/JK3), są ustawy:

• z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. nr 180, poz. 1109 ze zm.),
   
• z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2015 r. poz. 2100),
   
• z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r. poz. 163 ze zm.).

Zatem zwolnienie z podatku dochodowego obejmuje tylko tych pracowników, dla których ustawy przewidują prawo do zwrotu lub nakładają obowiązek zwrotu kosztów z tytułu używania pojazdów pracownika. W pozostałych przypadkach ryczałt za jazdy lokalne jest opodatkowany. Przychód pracownika z tego tytułu powinien być opodatkowany wraz z innymi przychodami, czyli dodany do uzyskanych w danym miesiącu wynagrodzeń i innych przychodów uzyskanych ze stosunku pracy. Od tak ustalonych przychodów płatnik oblicza zaliczkę na podatek dochodowy. Przypomnieć należy, że zwrot pracownikom kosztów używania własnych pojazdów w jazdach lokalnych dla potrzeb pracodawcy, w formie miesięcznego ryczałtu, do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury - nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).