Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 6 (360) z dnia 10.03.2014

Nadpłata wynagrodzenia po dostarczeniu zwolnienia lekarskiego z opóźnieniem a składki ZUS

Od 1 sierpnia 2013 r. zatrudniamy pracownicę, która równocześnie pracuje w firmie X. W październiku 2013 r. przez 10 dni chorowała. Zaświadczenie ZUS ZLA zostało wystawione na firmę X. W naszym zakładzie nie przedłożyła zaświadczenia lekarskiego (lekarz nie wystawił drugiego egzemplarza). Pomimo że nie pracowała w okresie choroby, otrzymała pełne wynagrodzenie za ten miesiąc. Kolejne zaświadczenie lekarskie pracownica przedłożyła na okres od 1 grudnia 2013 r. do 1 stycznia 2014 r. Ponieważ wiedzieliśmy o zwolnieniu lekarskim w październiku, wypłaciliśmy wynagrodzenie chorobowe tylko za 23 dni, a wypłatę zasiłku przekazaliśmy do ZUS. W lutym br., po interwencji ZUS, lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie obejmujące 10 dni października 2013 r. również dla naszej firmy. Jak mamy obecnie dokonać rozliczeń składkowo-podatkowych, jeśli pracownica wyraża zgodę na odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za październik z bieżącej wypłaty?

Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia z powodu nieobecności pracownika w pracy zostało uregulowane w art. 87 § 7 K.p. Zgodnie z tym przepisem, z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Dotyczy to sytuacji, gdy niezdolność do pracy powstała po wypłacie wynagrodzenia za pełny miesiąc. Na to odliczenie nie jest wymagana zgoda pracownika, przy czym odliczenia można dokonać tylko w kolejnym, bezpośrednio następującym terminie płatności, a więc przy następnej wypłacie wynagrodzenia. W okolicznościach przedstawionych w pytaniu powyższe nie ma jednak zastosowania z powodu upływu terminu granicznego.

Z pytania wynika, że pracownica wyraziła zgodę na odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia z bieżącej wypłaty. W takim przypadku pracodawca nie koryguje dokumentów rozliczeniowych za październik 2013 r. W tym bowiem miesiącu rozliczył składki ZUS od faktycznie uzyskanego przez pracownicę wynagrodzenia za pracę. Z bieżącego wynagrodzenia za pracę odliczy natomiast wynagrodzenie nadpłacone w październiku 2013 r. Jeśli zaś chodzi o wynagrodzenie chorobowe, to pracownica dopiero w lutym 2014 r. przedłożyła zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy przypadającej na 10 dni października 2013 r., a tym samym jego wypłaty pracodawca powinien dokonać na bieżąco.

Zwracamy uwagę! Okres niezdolności do pracy przypadającej na 10 dni października 2013 r., za które w 2014 r. zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe, nie zmniejszy limitu 33 dni, za które w 2014 r. przysługuje wynagrodzenie chorobowe.

Pracownica zatrudniona od 1 sierpnia 2013 r. ma ustalone wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej w wysokości 2.000 zł, które jest wypłacane ostatniego dnia roboczego danego miesiąca. W październiku 2013 r. pracownica była niezdolna do pracy przez 10 dni. Mimo niewykonywania pracy w okresie niezdolności do pracy, pracodawca wypłacił jej pełne wynagrodzenie za pracę (nie przedłożyła zwolnienia lekarskiego). Zwolnienie lekarskie za październik 2013 r. pracownica dostarczyła pracodawcy dopiero 10 lutego 2014 r. (po interwencji ZUS). W związku z powyższym za październik 2013 r. powinna otrzymać wynagrodzenie niższe o 666,70 zł, tj. (2.000 zł : 30 = 66,67 zł; 66,67 zł x 10 dni = 666,70 zł).

Pracownica wyraziła zgodę na odliczenie z wynagrodzenia za luty 2014 r. nadpłaconego wynagrodzenia za październik 2013 r. Za luty br. wynagrodzenie wyniosło więc 1.333,30 zł (2.000 zł - 666,70 zł). Ponadto w lutym br. pracodawca wypłacił jej wynagrodzenie chorobowe za 10 dni października 2013 r. w kwocie 460,20 zł, zgodnie z wyliczeniem: 2.000 zł - 274,20 zł = 1.725,80 zł; (1.725,80 zł x 2 m-ce) : 2 m-ce = 1.725,80 zł; 1.725,80 zł x 80% : 30 = 46,02 zł (stawka dzienna); 46,02 zł x 10 dni = 460,20 zł. Pracownicy przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu (111,25 zł). Pracodawca jest uprawniony do pomniejszania zaliczki na podatek dochodowy o kwotę zmniejszającą podatek (46,33 zł).

Rozliczenie składkowo-podatkowe w październiku 2013 r. i w lutym 2014 r. przedstawiało się następująco:

Pracodawca z własnych środków opłacił część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz całą składkę na ubezpieczenie wypadkowe, a także składki na Fundusz Pracy i FGŚP (pracownica nie ukończyła 55 lat).

W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za luty 2014 r. pracodawca wykazał pracownicę w jednym bloku raportu ZUS RCA z rozliczonymi składkami oraz w jednym bloku raportu ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy - 331, okresem, za który przysługiwało wynagrodzenie chorobowe, kwotą wynagrodzenia 460,20 zł.